仕事が遅い…改善する方法と、部下や新人の仕事を早くする方法

「仕事を早く終えたい」、または誰かに「仕事を早く終えてほしい」と思うことは当然多いでしょう。しかし、仕事が遅いという問題をはどうしたら改善できるのでしょうか?この記事では、「仕事が遅い人の特徴」「作業に時間がかかる理由」から、「仕事を早める方法」「部下や新人の仕事を早める指導方法」を具体的に引き出していきます。

自分についても、一緒に働く人についても、仕事のスピードを上げて生産性を高めていきましょう。

仕事が遅い悩みを改善するために知っておきたいこと

仕事の遅さを改善したいと思っていても、方法は簡単にはわからないものです。しかし、仕事が遅い人には、いくつかの特徴があります。それらの特徴には、「なぜそうなってしまうのか」の原因があります。遅い理由がわかれば、改善はできそうですよね。

この記事では、自分の仕事スピードを上げる方法だけでなく、「部下の仕事」を早めるための手段も紹介します。仕事が遅い原因を改善するための指導方法があるので、実践して会社という「チーム」のスピードを上げましょう。

仕事が遅いと言われる人、仕事のスピードが遅い人の特徴

仕事の進捗状況などの共有をしない

進捗状況を共有すると、仕事をゆだねている人に安心してもらえますし、途中で助けてもらえます。しかし仕事が遅い人に限って「今どのような状況なのか」を誰にも伝えません。

仕事が遅い人は、仕事が遅いことを隠そうとしているのではありません。仕事が遅いという自覚がなく、マイペースで作業しているだけなのです。どんな仕事も大抵、他の人と作業しているので、これでは迷惑ですよね。

今どのような状況なのか、どこまで仕事が進んでいるのか、いつ終わりそうなのか、どんな点で困っているのか、いずれも共有しないので仕事が長引きます。

仕事に関するレスポンスが遅い

仕事が早い人であれば、自分に振られた仕事で何を求められているのか、すぐに理解し返事をします。自分の状況を考えて「今できるか・できないか」の判断が早く、できるときはすぐに「できます」と答えます。

しかし仕事が遅い人は、その仕事を「するのか・しないのか」返事はしませんし、判断ができません。つまりレスポンスが遅いのです。報告、連絡、相談という「ホウレンソウ」ができないので、全てが遅くなります。

緊急の案件の場合、早く返事が欲しいのに返さないと、評価も落ちますし、仕事全体が遅れます。

仕事の締切に間に合わないことが多い

仕事を任せたほうは「早く終わらせてよ」と思うものですが、最後になって「終わりませんでした」と報告されたらがっかりしますよね。仕事の遅い人は、自分がしている仕事が「いつまでに提出しなければいけないのか」計算できません

仕事の早い人は、いつ終わらせることができるのかを逆算したり、できる限り優先順位の上のほうに置いたりして、早めに仕事に取り掛かって終わらせます。しかし仕事が遅い人は仕事の締め切りという「期限」に関する感覚がないので、提出すべき時までには当然仕事が終わっていません。

仕事のミスを報告しないことが多い

仕事が遅い人は大抵、自分がミスした時に上司に報告しません。怒られるのが怖いのか、連絡をしないのです。

上司からすれば、部下が早めに報告さえしてくれれば起きなかったはずのミスが起きてしまい、フォローするのに手間がかかります。そのせいで部下の仕事はさらに遅れます。

早め早めに報告しておけば対処できるタスクも、仕事が遅い人は仕事のミスを隠そうとするので、いっそう仕事が長くなります。逆に報告さえ必要がないと思っている場合もあります。「バレないだろう」と感じているのです。

必要のない残業が多い

仕事が遅い人は、ダラダラと作業するので、勤務時間内に仕事を終えられません。残業して、お金を会社に申請するのです。

残業しないですぐに家に帰ったり、家族サービスをしたり、将来のために「学ぶ」という成長意欲があれば良いのですが、仕事が遅い人はその思考回路がありません。

残業代がもらえると考えて、これを目的として仕事をしてしまう場合があるので、誰かに指摘してもらわないと、仕事が早くなりません。

仕事の優先順位がつけられない

働き手の不足ゆえに、従業員一人ひとりがするべき仕事は増えています。波のように押し寄せてくるたくさんの作業によって、何をしなければならないかわからなくなるのです。

仕事の優先順位がつけられないと、何から手をつけたら良いかわからないだけでなく、すべての作業が中途半端になります。仕事の期限が決められているにも関わらず、間に合わなくなり、成果物を提出できなくなってしまいます。

優先順位がつけられないだけで、自分自身が仕事から満足感を得られないだけでなく、会社内で「彼は仕事ができない。遅い」という悪い評判が立ちます。

仕事が遅い人の原因とは?

時間の管理が苦手・タイムスケジュールの管理ができない

一つ目は「時間の管理ができない」、そして「タイムスケジュールが管理できない」が理由です。

ある仕事に取り掛かっているとします。それがどのくらいの時間かかるのか、いつ取り組むべきなのか、分からないので仕事が長くなってしまいます。コントロールできれば良いのですが、それができないのです。

時間にルーズであったり、メモ帳やカレンダーを使わなかったりする人は、何でも「Yes」と答えてしまうので、オーバーワークしてしまい、結果一つ一つの仕事が遅くなります。

何事にも優先順位をつけるのが苦手

仕事が遅い人は、優先順位をつけることを不得意としています。家庭でも会社でも、まず何をすべきかという作業の順番をつけられないので、取り組むべき仕事が完了しません。

「とりあえず何かしらの仕事をしていれば、いつか終わる」という考え方を持っているので、仕事が遅くなります。闇雲に作業しては、仕事の効率は上がりません。

時間の感覚がないと、今すぐ取り組んで終わらせるべき仕事でも「明日やればいいや」と考えてしまうので、仕事が遅くなります。彼らは、スケジュール管理をしないので、行き当たりばったりの仕事をしてしまいます。

行動することが遅い

仕事が遅い人は、言い訳をせずに仕事をすれば良いのですが、理由をつけて作業を始めません。優先順位をつけるのは重要ですが、つけたらすぐに取り掛かるべきです。「後でやろう」では、仕事が遅くなるだけです。

コーヒーやお茶を飲むといった息抜きは必要ですが、必要以上にリラックスすると、行動が遅くなります。また、責任を負いすぎるのも行動が遅くなる原因となります。自分のできる能力範囲をこなしていくべきです。

作業にすぐに取り掛かると上司からの評判は高くなりますが、グズグズしていると「仕事を終えてくれるのだろうか」と不安になります。

嫌なことを後回しにしがち

何でも、自分にとって「不得意・嫌」という分野は、仕事が遅くなる原因となります。なぜならやりたくないので、手をつけませんし、作業中も楽しくないからです。だからといって嫌な仕事を後のほうにすると、一層作業に時間がかかります。

それで結局仕事が遅くなるわけです。悪い評判も自分につきます。むしろ、嫌な作業なら「最初に」取り組むべきです。嫌な仕事の場合、その仕事にどれくらいのパワーをかけて、どのくらい時間がかかるか予想できないから、なるべく先にしておくのです。そこを後に回せば回すほど、仕事が滞ってしまいます。

効率化できていない・無駄が多い

スケジュール管理ができないと、「自分は何をしないといけないのか」「この仕事に求められているのは何なのか」を考える時間が取れません。当然、無駄が多くなり、仕事が遅くなります。

仕事一つ一つにかかる時間や体力は異なります。それぞれを理解して、配分しなければなりません。そこで効率化のため、一つの仕事を細かく細分化してタスクにします。実作業はいったん止まりますが、それでもまずタスク化をしないと仕事は一向に終わりませんし、不必要なことにも手を出してしまいます。

完璧にこだわり過ぎてしまい一つ一つ丁寧に時間をかけることが多い

仕事を丁寧にするのは、とても大切です。クオリティーが上がる可能性が高くなるからです。でも、短い時間で効率の高い仕事ができるのが、一番良いですよね

良い仕事と完璧な仕事は別の話です。一つ一つ細かい作業に時間をかけすぎて、仕事が遅くなると逆効果です。「仕事を60%位ですぐに提出しチェックしてもらう」のは、一つの良い方法です。そうすれば、すぐに返事が来て修正でき、早く仕事を終えられるわけです。

しかし仕事が遅い人は、完璧主義になって、クライアントや上司に求められている以上の作業をしてしまい、タイムオーバーになります。

人に迷惑をかけることを恐れている

仕事が遅い人の原因の最後は「関係する周りの人を困らせることに対して恐れている」です。

仕事を早く終えようとしてすぐに取り組むと、他の人と少し歩調がずれますが、それでもすぐ取り組む姿勢はとても大切です。しかし仕事が遅い人は、「人に迷惑をかける」点を恐れるゆえに、作業に取り掛かりませんし、誰かに助けを求めません。

結局ひとりで抱え込むから、仕事が遅くなるわけです。ミスを恐れて仕事をゆっくりするのでは、逆に迷惑をかけます。自分の状況を話さない方が、問題は深刻になり、仕事は遅くなります。

仕事を早くするための方法と対策

まずはやるべきことの全体像を把握する

仕事が遅い原因がわかったところで、仕事を早く終える方法も押さえましょう。そのためには、まず「自分がやるべきことの全体像を理解する」です。

新たに仕事が与えられたとします。以前に自分が取り組んだ作業であっても、または初めての仕事であっても、分析が必要です。「この仕事で何を求められているのか」という全体像が分からなければ、「何をすべきか・どんな手順ですべきか」がわかりません。

そのために2つのことができます。1つは「紙に書いてまとめる」です。人間は頭の中でぼんやりとした状況では、考えをまとめられません。しかし紙に書くというアウトプットをするなら、仕事の全体像が分かるのです。

何をすべきなのかを「メモする」のも重要です。ざっくりとした指示だけでは、何を求められているかわからないからです。質問をして、すべき仕事を「メモを取る」習慣は役に立ちます。

優先順位を決めてスケジュールを立てる

仕事が早い人は、スケジュールを立てるのが上手です。しかし、何も考えずに予定を立てると、仕事を早く終えられません。そこで、何から作業を開始するかを決めるのです。

何がすぐに取り組むべき仕事なのか、後ですればいい仕事は何なのか、最後に何を行えるのかを決めて、スケジュールを立てます。慣れるまでは、最初一つずつ細かいくらいにスケジュールを立てていきましょう。

自分が果たすべき仕事をまず、紙に書き出します。それから、優先順位を1〜10番という具合につけるのです。紙に書けば頭の中が整理されるだけでなく、目で「初めに取り組むべきことは何か」がはっきりします。

こまめに今の進捗状況を確認する

スケジュールを立てて、仕事に取り組んでいるとします。それでも今どこまで仕事が進んだのか、予定通りにできているか、それとも遅れているのか、判断する必要があります。

予定より仕事が早く進んでいるのであれば、かなりストレスが減りますね。逆に仕事が遅れていて、期限までに終わらないと思ったら、報告して助けを求めるという素早い判断ができます。

仕事の細分化をして、どこまで終わったかの「チェックリスト」を設ければ、楽に進捗状況を理解できます。やみくもに作業するのと、一呼吸置いて「どこまで終わったかな」と確認するのでは、雲底の差があります。

ひとりで完璧にしようとせずできない部分は周りに頼る

人それぞれ得意な分野、素早く行える仕事、楽しくできる作業は異なります。仕事には大抵、期限があります。期日までに自分ひとりで出来る作業もあれば、誰かの助けを得ると素早く仕事を終えられることもあります。

どんな仕事も「1~10まで、すべて自分でしよう」と思わないようにしましょう。できないなら、仲間に助けを求めるという謙遜さも身に付けるべきです。そうすれば、自分だったら一週間かかる仕事でも、仲間なら数時間、もしくは一日で終わる仕事になります。

ためらわずに、周りの人の助けを得ていきましょう。

仕事が遅い部下や新人がいる場合の指導方法

なぜ仕事が遅いのか原因を見つける

会社というチームで仕事をしている場合、長年の経験がある人もいれば、仕事の遅い部下もいます。まだ仕事に慣れてない新人もいます。彼らの仕事が遅く、予定通りにできていない場合、先輩として、また上司として助けを与えましょう。

その方法の一つに、「どうしてその人の仕事が遅いのか、根本的な原因を見つける」というのがあります。その理由がわかれば、どんな助けが必要なのか、何が妨げとなっているのか発見できます。仕事が遅い原因と解決法を持っていれば、皆の仕事が早くなります。

一つ一つ細かく進捗を確認して状況を把握する

仕事を任せる時、「指示をしない・助けを与えない」といった丸投げは禁止です。それでは期限切れになっても、彼らの仕事が全く終わっていない、という残念なこともあるからです。

結局、仕事を委ねた上司である自分が、最終的な責任を負わなければいけません。そこで、仕事を任せた仲間とスケジュールを立てて、途中で「どこまで仕事を終えられたか」の確認をしましょう。

上手にできているなら、心から褒めて、できていないのであれば、その原因や困っている点を理解するようにしましょう。そうすれば、素早く助けられますし、仕事を早められます。

一つの仕事ができたらフィードバックをしてあげる

部下や新人は、上司たちの反応を待っています。彼らが上手に仕事ができているなら心から褒めてあげましょう。どんな点が良かったのか、またどんな点を改善できるかを教えてあげるのです。

上司は「いつも怒っている」「私に関心がない」という印象を与えると、部下や新人はやる気が削がれるだけでなく、自信を失います。

褒められたり、関心を払ってもらったりすれば、部下や新人は成長します。「こんな風にできたらいいね」といった改善ポイントをアドバイスとして伝えましょう

同僚とのコミュニケーションを促す

仕事が遅い部下や新人は、他の人の助けがどうしても必要です。苦手な仕事であったり、不得意な作業の可能性だったりします。それをひとりで抱え込ませるのは、仕事が遅くなる要因となります。

そんなとき、彼らが今どんな状況なのか、どんな心境なのか、どんな点が困っているのか、話せる環境があれば部下は楽になりますね。小さな点でも困っているのであれば、「上司に相談しよう」という良い循環が生まれるので、指導方法として心に留めておきましょう。

仕事が遅い社員を指導する際の注意ポイント

原因もわからず頭ごなしに怒らない

指導する際に、上司として注意しなければいけない点もあります。その一つが、「仕事が遅い原因をわからずに叱る」ことです。これは、生産的ではありません。ただ単に怒られたところで、彼らは仕事を早めることができません。なぜなら、どうして自分の仕事が遅いのかという理由がわからないからです。

仕事を早める手っ取り早い方法は、たいていの場合わかりません。そこで、仕事が遅くても我慢して「原因を知る」ようにします。助ける、という態度で指導しましょう。

人間性を否定しない

人間性を否定するのは、望ましくないことです。親が子供にしてはいけないのと同様、上司が社員に「お前はダメな人間だ」と断定するのも悪影響を与えます。

人間は一人一人異なります。能力も、好き嫌いも違います。上司として、部下や新人を受け入れると共に、彼らの得意な分野と不得意な分野を理解すべきです。そうすれば、「どのようなフォローができるか」「彼らにどのような仕事を委ねれば上手にできるか」がわかります。

「お前は役立たず」や「仕事が遅くて使いものにならない」と、たとえ思ったとしても、口にすべきではありません。むしろ、「どうしたら仕事を早められるか」といった観点で、助けましょう。

あからさまにイライラしている態度を見せない

仕事が遅い社員は、元々あまり自信がないことが多いです。助けてほしいにもかかわらず、あまり言葉で表現できないのです。

あからさまにイライラしている態度を、決して見せてはいけません。心の中では「どうして遅いのだろう」と思いますが、怒鳴り散らしても、社員自身が仕事を早められません。

イライラした態度をとると、進捗状況を伝えられませんし、「仕事ができないから相談をしよう」といった気持ちにもなりません。挑戦となりますが、「いつも気軽に相談してね」というオーラを出したいですね。

まとめ

サービス残業という言葉があるように、日本人は無駄に仕事を長くしてしまう傾向があります。早く帰宅するための方法は常に求められています。

早く仕事ができれば、新しい仕事を学ぶ時間を取り分けたり、家族と時間を過ごしたりできます。ぜひ自分も、一緒に仕事をする人たちも、仕事のスピードを早めて、ワークライフバランスを保ち、健やかな生活を送りたいものです。

この記事を読んで、仕事を早めるのに役立つと思った点が見つかったなら、ぜひ実践してみてくださいね。