仕事が遅いのを改善したい。自分はもちろん部下や新人にも通じるポイントとは？

仕事が遅い人は仕事が早い人と比べて何が違う？

同じような仕事を割り振られていても、人によって早い・遅いの差が出てしまうのは当然です。

しかしよく考えると不思議ですよね。その差はどこから来るのでしょうか？「要領」「天性の能力」「地頭の良さ」などと言ってしまえばそれまでですが、悩んでいる人にとっては一言で片付けられる問題ではありません。

この記事では、仕事が遅いのを自覚して悩んでいる人、または仕事の遅い部下や新人を抱えて悩んでいる人に向けて、仕事をスピードアップする方法や指導方法について解説します。

自分についても、一緒に働く人についても、仕事のスピードを上げて生産性を高めていきましょう。

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仕事が遅いと悩んでいる場合、それは仕事全般が遅いのではなく、単に今の仕事との相性が悪いのかもしれません。

そこでおすすめしたいのが、dodaなどで有名なパーソルキャリア社が提供するアプリ「ミイダス」です。これは転職市場における自分の価値を診断できる無料のサービスですが、それだけではありません。

診断したあとはただ待っているだけで、自分の市場価値を認めてくれる優良企業から、スカウトメールが届くのです。

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ミイダスで市場価値診断をすると、何もしなくとも転職のチャンスがめぐってきます。スカウトが届いたら、その企業の第一次の書類選考は通過したことになるので、転職成功への近道ができます。

「積極的に転職活動をするほどではないけれど、もっと合う職場があるなら移りたい」という方にはミイダスがおすすめです。
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仕事が遅い人によくみられること

「仕事が遅い」という結果に至るまでには、「そんなことだから仕事が遅くなるのでは？」と思われてしまうようなさまざまな要因があります。仕事が遅い人は、以下に挙げるような言動をしていないか、チェックしてみましょう。

原因が周りにあるなら環境を変えよう。20代なら「JAIC」をチェック

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仕事が遅い原因が、自分の努力でどうにかなるものだったら、努力してみる価値はあります。しかし、「どうしてもこの仕事に興味が持てない」「早く仕事を回したいのに雑務が多すぎる」「本当は遅くないのに仕事が遅いと罵ってくる人がいる」など、周りの環境に原因があるなら、自分のためにもなるべく早く転職活動を始めましょう。

もしあなたが20代で、正社員としての転職を希望しているのなら、JAIC（ジェイック）が頼りになります。

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仕事の進捗状況などの共有をしない

進捗状況を共有すると、仕事をゆだねている人に安心してもらえますし、途中で助けてもらえます。しかし仕事が遅い人に限って「今どのような状況なのか」を誰にも伝えません。

仕事が遅い人は、仕事が遅いことを隠そうとしているのではありません。仕事が遅いという自覚がなく、マイペースで作業しているだけなのです。どんな仕事も大抵、他の人と作業しているので、これでは迷惑ですよね。

今どのような状況なのか、どこまで仕事が進んでいるのか、いつ終わりそうなのか、どんな点で困っているのか、いずれも共有しないので仕事が長引きます。

頼まれごとや質問に対するレスポンスが鈍い

仕事が早い人であれば、「こういうのできる？」「今どんなかんじ？」と尋ねられた時に、相手が何を求めているかすぐに理解し返事をします。

しかし仕事の遅い人は、自分の仕事の状況が正確に理解できていなかったり、相手が何を求めているのか理解できていなかったりするので、このような質問への反応が鈍くなります。

場合によっては、「いま忙しい？」という質問にも、迷って答えられないことすらあります。

仕事ですべきことを数直線にした場合、いま自分がスタートラインからどれくらいの地点にいるのか、いつまでにゴールしなければいけないのかが把握できていないので、このようなことになってしまうのです。

仕事以外のことでも締切に間に合わない

仕事そのものが遅いだけでなく、たとえば経費精算や年末調整の書類提出など、仕事とは直接の関係がないちょっとした事務作業などでも手が遅い人がいます。

そういう人は、仕事の要領が悪いのに加え、やるべきことを後回しにしてしまう性格なのでしょう。仕事だけが遅いのなら、慣れによって解決するところもあるかもしれませんが、仕事以外も遅いのであれば、考え方や習慣を変える努力をしなければいけません。

仕事のミスを報告しない

仕事が遅い人は大抵、自分がミスした時に上司に報告しません。怒られるのが怖いのか、連絡をしないのです。

上司からすれば、部下が早めに報告さえしてくれれば起きなかったはずのミスが起きてしまい、フォローするのに手間がかかります。そのせいで部下の仕事はさらに遅れます。

早め早めに報告しておけば対処できるタスクも、仕事が遅い人は仕事のミスを隠そうとするので、いっそう仕事が長くなります。逆に報告さえ必要がないと思っている場合もあります。「バレないだろう」と感じているのです。

いつまでも平気で残業をしている

仕事が遅い人は、ダラダラと作業するので、勤務時間内に仕事を終えられません。「残業したくない、早く帰ろう」という意欲もとくに見られず、いつもなんとなく残業している様子です。

残業には残業代も発生しますし、誰かが働いていればそのぶん職場を開けておく光熱費がかかり、場合によっては監視者も必要です。仕事が遅い人は、そういうことにいまいちピンときていないので、ダラダラと残業をして平気な傾向にあるのです。

仕事を中途半端なところで止める

働き手が足りている会社はなかなかないので、たいていの人は仕事で忙しさを感じています。ひとつの仕事だけに打ち込めることはあまりなく、マルチタスクで動かなければいけないことが多いでしょう。

そんなときは、優先順位をつけて仕事をこなしていくことが重視されますが、仕事の遅い人はこの「優先順位をつける」ということができません。

仕事の優先順位がつけられないと、何から手をつけたら良いかわからないだけでなく、すべての作業が中途半端になります。どの仕事にも期限があるにも関わらず、間に合わなくなり、成果物を提出できなくなってしまいます。

仕事が遅い人の心理とは？

では、仕事の遅い人は、いったいどういう心理からこのような言動に至ってしまうのでしょうか。仕事の遅い人が仕事に対して何を考えているか、何を苦手だと思っているのか、ありがちなことをまとめてみました。

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時間に対する意識が低い

社会人にとって、時間はお金に換算される大切なものです。しかし仕事の遅い人は、「仕事が遅れると時間が無駄になるだけでなく金銭的にも損をする」ということがピンときていません。

金銭的に損をするのは自分ではなく会社なので、他人事だと思っているのかもしれませんね。しかし会社は社員を評価し給与を払う機関です。他人事だと思ってはいられません。

優先順位のつけ方がわかっていない

仕事が遅い人は、優先順位をつけることが不得意です。そのため、他の作業とのマルチタスクを求められると、すべてが中途半端になってしまいます。

ここで覚えておきたいのは、優先順位がつけられない人には2種類あるということです。

ひとつは、優先順位をつけるための材料が足りないパターンです。どの仕事が会社にとって重要で、より早く売上になりそうか……そういった情報を持っていないため、何を先にやっつけるか決められないのです。これはある程度の経験を積んだり、上司から適切に指導をしてもらえれば、いずれ改善するでしょう。

困るのは、「とりあえず何かしらの仕事をしていれば、いつか終わる」という考え方を持っているパターンです。こういう人は、まず仕事に対する向上心を養わなければ変わりません。

考えている時間が長い

仕事が遅い人は、言い訳をせずに早く手を動かせば良いのですが、理由をつけて作業を始めません。いつまでも考え事や準備をしてばかりでは、仕事が遅くなるだけです。

その仕事をするために何が必要か、リスクを避けるためにどうすればよいか、など確かに事前に考えることはいろいろありますが、仕事には締め切りがあるものです。

嫌なことを後回しにしがち

何でも、自分にとって「不得意・嫌」という分野は、仕事が遅くなる原因となります。なぜならやりたくないので、手をつけませんし、作業中も楽しくないからです。だからといって嫌な仕事を後のほうにすると、一層作業に時間がかかります。

それで結局仕事が遅くなるわけです。悪い評判も自分につきます。むしろ、嫌な作業なら「最初に」取り組むべきです。嫌な仕事の場合、その仕事にどれくらいのパワーをかけて、どのくらい時間がかかるか予想できないから、なるべく先にしておくのです。そこを後に回せば回すほど、仕事が滞ってしまいます。

効率化できていない・無駄が多い

スケジュール管理ができないと、「自分は何をしないといけないのか」「この仕事に求められているのは何なのか」を考える時間が取れません。当然、無駄が多くなり、仕事が遅くなります。

仕事一つ一つにかかる時間や体力は異なります。それぞれを理解して、配分しなければなりません。そこで効率化のため、一つの仕事を細かく細分化してタスクにします。実作業はいったん止まりますが、それでもまずタスク化をしないと仕事は一向に終わりませんし、不必要なことにも手を出してしまいます。

完璧さ・丁寧さを重視しすぎている

仕事を丁寧にするのは、とても大切です。クオリティーが上がる可能性が高くなるからです。でも、短い時間で効率の高い仕事ができるのが、一番良いですよね。

良い仕事と完璧な仕事は別の話です。一つ一つ細かい作業に時間をかけすぎて、仕事が遅くなると逆効果です。「仕事を60%位ですぐに提出しチェックしてもらう」のは、一つの良い方法です。そうすれば、すぐに返事が来て修正でき、早く仕事を終えられるわけです。

しかし仕事が遅い人は、完璧主義になって、クライアントや上司に求められている以上の作業をしてしまい、タイムオーバーになります。

人に話しかけることを「迷惑」と思い込んでいる

仕事が遅い人は、報告や質問をなかなかしない傾向にありますが、その根底には「話しかけたら迷惑では？」という心理があります。「上司が怖い顔をしているから」「先輩が忙しそうだから」と勝手に察して、なにも聞かないまま済ませてしまうのです。

その結果、いつまでも仕事に着手しなかったり、間違ったまま仕事を進めてしまったりして、周囲からの印象が悪くなっていきます。

ひとりで抱え込んでも、良いことはありません。自分の状況を話さない方が、問題は深刻になり、仕事は遅くなります。

仕事を早くするための方法と対策

仕事が遅い人には、それなりの事情というか、自力では直せない心理があることがわかりました。それでは、仕事の遅さの根底にある考え方を変えるには、どうすればよいのでしょうか。

具体的な行動に落とし込んで解説していきます。

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まずはやるべきことの全体像を把握する

まずは、自分がやるべきことの全体像を理解しましょう。

新たに仕事が与えられたとします。以前に自分が取り組んだ作業であっても、または初めての仕事であっても、分析が必要です。そこで、仕事の中身を2つに分けて紙に書き出してみましょう。

書き出すことの1つ目は、「この仕事で最終的に何を求められているのか」という全体像です。もし自分の立場では全貌がわからなくとも、どんな仕事でも最終的には売上を立てることにつながると思えば、すべきこと・すべきでないことが見えてくるはずです。

書き出すことの2つ目は、「何をすべきか・どんな手順ですべきか」という個々のタスクです。上司にはここだけ命じられることもあるかもしれません。はっきり指示されたからには、せめて忘れないようにメモしておきましょう。

優先順位を決めてスケジュールを立てる

仕事が早い人は、スケジュールを立てるのが上手です。しかし、何も考えずに予定を立てると、仕事を早く終えられません。そこで、何から作業を開始するかを決めるのです。

何がすぐに取り組むべき仕事なのか、後ですればいい仕事は何なのか、最後に何を行えるのかを決めて、スケジュールを立てます。慣れるまでは、最初一つずつ細かいくらいにスケジュールを立てていきましょう。

自分が果たすべき仕事をまず、紙に書き出します。それから、優先順位を1〜10番という具合につけるのです。紙に書けば頭の中が整理されるだけでなく、目で「初めに取り組むべきことは何か」がはっきりします。

こまめに今の進捗状況を確認する

スケジュールを立てて、仕事に取り組んでいるとします。それでも今どこまで仕事が進んだのか、予定通りにできているか、それとも遅れているのか、判断する必要があります。

予定より仕事が早く進んでいるのであれば、かなりストレスが減りますね。逆に仕事が遅れていて、期限までに終わらないと思ったら、報告して助けを求めるという素早い判断ができます。

仕事の細分化をして、どこまで終わったかの「チェックリスト」を設ければ、楽に進捗状況を理解できます。やみくもに作業するのと、一呼吸置いて「どこまで終わったかな」と確認するのでは、雲底の差があります。

ひとりでできない部分は周りに頼る

人それぞれ得意な分野、素早く行える仕事、楽しくできる作業は異なります。仕事には大抵、期限があります。期日までに自分ひとりで出来る作業もあれば、誰かの助けを得ると素早く仕事を終えられることもあります。

どんな仕事も「1～10まで、すべて自分でしよう」と思わないようにしましょう。できないなら、仲間に助けを求めるという謙遜さも身に付けるべきです。そうすれば、自分だったら一週間かかる仕事でも、仲間なら数時間、もしくは一日で終わる仕事になります。

ためらわずに、周りの人の助けを得ていきましょう。

仕事が遅い部下や新人がいる場合の指導方法

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なぜ仕事が遅いのか原因を見つける

会社というチームで仕事をしている場合、長年の経験がある人もいれば、仕事の遅い部下もいます。まだ仕事に慣れてない新人もいます。彼らの仕事が遅く、予定通りにできていない場合、先輩として、また上司として助けを与えましょう。

その方法の一つに、「どうしてその人の仕事が遅いのか、根本的な原因を見つける」というのがあります。その理由がわかれば、どんな助けが必要なのか、何が妨げとなっているのか発見できます。仕事が遅い原因と解決法を持っていれば、皆の仕事が早くなります。

細かく進捗を確認して状況を把握する

仕事を任せる時、「指示をしない・助けを与えない」といった丸投げは禁止です。それでは期限切れになっても、彼らの仕事が全く終わっていない、という残念なこともあるからです。

結局、仕事を委ねた上司である自分が、最終的な責任を負わなければいけません。そこで、仕事を任せた仲間とスケジュールを立てて、途中で「どこまで仕事を終えられたか」の確認をしましょう。

上手にできているなら、心から褒めて、できていないのであれば、その原因や困っている点を理解するようにしましょう。そうすれば、素早く助けられますし、仕事を早められます。

一つの仕事ができたらフィードバックをする

部下や新人は、上司たちの反応を待っています。彼らが上手に仕事ができているなら、心から褒めてあげましょう。どんな点が良かったのか、またどんな点を改善できるかを教えてあげるのです。

上司は「いつも怒っている」「私に関心がない」という印象を与えると、部下や新人はやる気が削がれるだけでなく、自信を失います。

褒められたり、関心を払ってもらったりすれば、部下や新人は成長します。「こんな風にできたらいいね」といった改善ポイントをアドバイスとして伝えましょう。

同僚とのコミュニケーションを促す

仕事が遅い部下や新人は、他の人の助けがどうしても必要です。苦手な仕事であったり、不得意な作業の可能性だったりします。それをひとりで抱え込ませるのは、仕事が遅くなる要因となります。

そんなとき、彼らが今どんな状況なのか、どんな心境なのか、どんな点が困っているのか、話せる環境があれば部下は楽になりますね。小さな点でも困っているのであれば、「上司に相談しよう」という良い循環が生まれるので、指導方法として心に留めておきましょう。

仕事が遅い社員を指導する際の注意ポイント

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原因もわからず頭ごなしに怒らない

指導する際に、上司として注意しなければいけない点もあります。その一つが、「仕事が遅い原因をわからずに叱る」ことです。これは、生産的ではありません。ただ単に怒られたところで、彼らは仕事を早めることができません。なぜなら、どうして自分の仕事が遅いのかという理由がわからないからです。

仕事を早める手っ取り早い方法は、たいていの場合わかりません。そこで、仕事が遅くても我慢して「原因を知る」ようにします。助ける、という態度で指導しましょう。

人間性を否定しない

人間性を否定するのは、望ましくないことです。親が子供にしてはいけないのと同様、上司が社員に「お前はダメな人間だ」と断定するのも悪影響を与えます。

人間は一人一人異なります。能力も、好き嫌いも違います。上司として、部下や新人を受け入れると共に、彼らの得意な分野と不得意な分野を理解すべきです。そうすれば、「どのようなフォローができるか」「彼らにどのような仕事を委ねれば上手にできるか」がわかります。

「お前は役立たず」や「仕事が遅くて使いものにならない」と、たとえ思ったとしても、口にすべきではありません。むしろ、「どうしたら仕事を早められるか」といった観点で、助けましょう。

あからさまにイライラしている態度を見せない

仕事が遅い社員は、元々あまり自信がないことが多いです。助けてほしいにもかかわらず、あまり言葉で表現できないのです。

あからさまにイライラしている態度を、決して見せてはいけません。心の中では「どうして遅いのだろう」と思いますが、怒鳴り散らしても、社員自身が仕事を早められません。

イライラした態度をとると、進捗状況を伝えられませんし、「仕事ができないから相談をしよう」といった気持ちにもなりません。挑戦となりますが、「いつも気軽に相談してね」というオーラを出したいですね。

仕事が早くなればワークライフバランスも整う

サービス残業という言葉があるように、日本人は無駄に仕事を長くしてしまう傾向があります。早く帰宅するための方法は常に求められています。

早く仕事ができれば、新しい仕事を学ぶ時間を取り分けたり、家族と時間を過ごしたりできます。ぜひ自分も、一緒に仕事をする人たちも、仕事のスピードを早めて、ワークライフバランスを保ち、健やかな生活を送りたいものです。

この記事を読んで、仕事を早めるのに役立つと思った点が見つかったなら、ぜひ実践してみてくださいね。