仕事ができない人の特徴。改善方法と身につけたい3つのこと

あなたは大丈夫?仕事できない人の特徴と改善方法

仕事ができない人には、共通したいくつかの特徴があります。その特徴に該当していれば、あなたは仕事が上手く進められていない可能性があります。

まずは自分を知るために、仕事ができない人の特徴に当てはまっていないかチェックし、該当している項目があれば改善方法を試してみてください。徐々に仕事がスムーズに進むようになるはずです。
また周囲に仕事ができない人がいる場合は、該当する箇所を指導する際のヒントにしてください。では見ていきましょう。

スケジュール管理ができない

仕事のできない人は、手元にある仕事に優先順位が上手くつけられません。それが原因で、上手くスケジューリングできず納期が間に合わず、得意先や職場に迷惑をかけてしまいます。
優先順位をつけるには、仕事の重要性や緊急性を理解しなくてはいけません。たいていの仕事は、大きく分けて次のように分類できます。

  • 重要かつ緊急な仕事
  • 重要だが緊急ではない仕事
  • 重要ではないが緊急な仕事
  • 重要でも緊急でもないがしなくてはいけない仕事

仕事のできる人は、手元にある仕事を大まかに分類し、仕事に優先順位をつけ「緊急性のあるもので重要なもの」から終わらせていきます。しかし、仕事のできない人は重要でも緊急でもないことを先にしたり、重要でない仕事に長時間費やしたりします。

また、どの仕事がどれくらいの時間で終わるのかという計算も大雑把なので、次のスケジュールに間に合わず遅刻や納期遅れを繰り返し、ルーズな印象を持たれることもあります。

スケジュール管理ができない人の改善方法

まずは、今後仕事をしている間は、常に時間を意識することから始めましょう。取り組んでいる仕事を何時までに終わらせると計画し、その通りに行くかどうかをチェックします。これを繰り返していると、どの仕事にどのくらいの時間が必要なのかが分かってきますよ。

それと並行して、手元にある仕事を上記した4つの分類に分けて優先順位をつけるようにします。慣れるまでは辛いとおもいますが、できれば始業30分前には出社して、スケジュールを立てる時間に充ててみましょう。朝が難しい人は、前日の就業後にスケジュールを立てます。

仕事には「段取り八分」という言葉があるように、スケジュール管理は仕事の出来に大きく影響するので、ここが弱点であれば早めに改善しましょう。

デスクなど身の回りが散らかっている

デスクの上や周囲が散らかっていると、注意が散漫になりミスが起きやすくなります。また、探し物で無駄な時間を使ったり、聞かれた資料がすぐ出てこないといった単純なことで、相手を待たせたり作業がどんどん遅れるといったトラブルに発展します。

仕事のできる人のデスクは、本当に仕事をしているのかと思えるほどキレイに整頓されているものです。何が必要なもので、何が不要なのかということが分かっているから、資料や仕事に関するものがデスクに溜まりません。
またデスクだけでなく、鞄の中身やパソコンのデスクトップが散らかっていることも、同じく仕事ができない人の特徴です。

デスクなど身の回りが散らかっている人の改善方法

改善方法は単純で、とにかく不要なものは捨てる癖をつけることです。捨てるというのは、なかなか難しいことですよね。しかし、物が減っていけば自然と周囲はキレイになっていくのでやってみてください。捨てる習慣をつけていくと決断力が養われていくので、その点でも仕事に良い影響が出ますよ。

物が少なくなってきたら、物に「居場所」を作ってあげると整理整頓が上手くできるようになります。「〇〇関係の書類」はこの引き出し、「見積書」はココといった感じで、居場所を作って必ずそこに仕舞うような癖をつけましょう。デスク周りが整頓されると、仕事の生産性が向上します。

仕事のミスが多い

仕事でミスしてしまうのは、誰にでもあることですよね。しかし同じミスを何度も繰り返してしまうことは問題です。

繰り返すミスは、単純に知識不足の場合もありますが、たいていは確認不足が原因であることが多いものです。理解できているやり慣れた仕事でも、確認を怠ってしまうことでミスにつながります。

「また君か」と言われるような状況になるのは、仕事ができない人の大きな特徴です。

仕事のミスが多い人の改善方法

仕事が終わったら、必ず一度は確認する癖をつけましょう。急いで仕上げないといけないと思うと、気持ちが焦ってしまうのは分かります。しかし、どんなに急いでいても仕上がった仕事をもう一度確認して、完成とする習慣がつけば自然とミスは減っていきます。

確認する時間がなければ、周囲の人にチェックしてもらうことも有効です。仕事の邪魔にならないような人にチェックしてもらい、完了とすればミスはかなり減らすことができます。
また、仕事の流れをマニュアル化して、それに沿って仕事を進めることもミスを防ぐ方法のひとつです。あなたの仕事や性格に合った方法で、ミスをなくす工夫を色々試してくださいね。

人とのコミュニケーションを取るのが苦手

人とコミュニケーションをとるのが苦手だと、仕事上でもやりとりが上手くいかないことが多く悪影響を及ぼします。

例えば、次のような人はコミュニケーション不足で仕事ができない人と思われます。

  • 報連相ができない
  • 言葉が足りず相手に誤解を招く
  • チームプレーが苦手
  • 余計なことを言ってしまう
  • 思っていることを言葉にするのが苦手
  • 目を合わせられない

仲良しグループのようになる必要はありませんが、仕事はひとりではできないので、最低限のコミュニケーション能力は必要です。人付き合いが苦手で仕事に支障が出ている場合は、早めに改善しなくてはいけません。

人とのコミュニケーションが苦手な人の改善方法

まずは自分のどんなところが、円滑なコミュニケーションを妨げているのかを知る必要があります。どんなときにトラブルに発展するのか、どんな状況で相手を怒らせてしまうのかなど、今までのことを振り返ってみましょう。
ただ、自分の弱点は自分では見えにくいものですよね。もし自分では分からない場合は、家族や親しい友達に聞いてみるのもオススメです。

次に、その弱点を改善しようとするのではなく、どのような方法を使えばカバーできるかを考えます。
例えば、他人との会話が苦手なら、メモを多用して伝えるべきことをしっかり相手に伝える、などの工夫が必要になります。別の理由であれば、それをカバーする方法を探しましょう。

コミュニケーションが苦手なのに、無理して社交的に振舞ってもストレスになるだけです。不足している部分をカバーする方法を考えた方が早めに改善するので、まずは自分を知ることが大切です。
どうしても分からない場合は、思い切って上司に相談してみましょう。

批判や愚痴が多い

批判や愚痴が多いのは、物事が上手くいかないのを人のせいにする癖があるということです。「仕事が進まないのは〇〇さんがダメだからだ」「上司が分かってないから売り上げが上がらないのだ」というのは、自分の能力や仕事の出来を一切無視した言葉です。

物事が上手くいかないのは、誰のせいでもなく自分の責任です。確かに、会社によってはブラック企業と言われるような職場や、モラハラ上司がいる場合もあります。しかし、その中でも売り上げを上げている人はたくさんいるはずです。

周囲を見渡すと分かりますが、批判や愚痴を言っているのは、たいてい仕事の成績が思わしくない人ばかりです。

批判や愚痴が多い人の改善方法

すべての責任は自分にあると考えると、周囲の愚痴は少なくなります。どうしても相手が悪いと思う場合は、仕事を変えるのが一番の改善方法です。どうしてもそこで仕事をしなくてはいけないのであれば、人のせいにするのはやめましょう。

これは、周囲によく思われるためではなく、あなたのストレスを減らすためです。上手くいかないのを誰かのせいにしている以上、常にあなたはストレスがかかった状態で仕事をすることになります。それでは毎日が辛くなりますよね。
起きることはすべて自分の責任であり、自分で改善しなくてはいけないと思えばストレスは少なくなります。自分を責めるということではなく、自分次第で仕事や環境はどうにでもなるという考え方が大切です。

必要のない無駄な残業が多い

就業時間内での仕事が遅くダラダラと残業する、人に仕事を割り振ることができず、ひとりでイライラしながら残業をしている。これらは、仕事ができない人の特徴です。

以前は残業をするのが会社への貢献と思われていました。しかし現代では、効率的に就業時間内で仕事を終わらせることこそ、会社への貢献と思われるようになっています。

毎日のように残業をして「昨日も残業だったよ」とドヤ顔で言っていると、周囲から「仕事ができない人なのだな」と思われてしまいます。

無駄な残業が多い人の改善方法

ひとつひとつの仕事にスピード感を持って取り組み、時間を常に意識することが大切です。残業する癖がついていると、スケジュールを立てる時点で、すでに残業時間も組み込んで予定を立てるようになります。習慣を変えることは難しいですよね。しかし、意識すれば必ず改善するので少しずつでも早く帰る習慣を身につけましょう。

すべき仕事は就業時間内で終わらせることを毎日意識して、残業は絶対しないと決めスケジュールを立てるようにすれば、徐々に残業は減っていきます。
また、趣味を始めてみるのも残業を減らすコツのひとつです。例えば、ジムに行って体を鍛える・ランニングやウォーキングを始める・サイクリングに挑戦するなどもオススメです。仕事のできる人ほど、運動を積極的に行っています。終業後に予定を入れて早く仕事を終わらせることも、楽しくできる改善方法のひとつです。

他人に頼ることができない

仕事のできる人は、自分がしなくてもいい仕事は他の人にどんどん振り、自分しかできない仕事に集中します。逆に、仕事のできない人は、職場の仲間を信頼できず他人に頼ることができないので、苦手なことや他の人でもできることを、無理してひとりでしようとします。

仕事量が増えると、当然ひとつひとつの仕事にかける時間が限られてくるので、いい仕事ができないばかりかミスが増える可能性もあります。

他人に頼れない人の改善方法

職場の仲間を良く観察し、誰がどの仕事に長けているのか把握しましょう。また、仕事のできる人が誰に何の仕事を振っているのか観察することも必要です。

そこから、あなたの仕事が誰かに割り振れるようであれば、まずは試しに簡単な仕事を仲間に頼んでみましょう。人と協力することがどれだけ楽か、どれだけ仕事の質を上げられるか分かれば、徐々に周囲に頼れるようになります。
もちろん、周囲の人が困っているときのサポートや、自分の得意分野を率先してやるということも必要です。

責任逃れや言い訳が多い

社会人になって特に嫌われるのが、責任逃れや言い訳が多い人です。特にDワードを多く使うのは仕事ができない人の大きな特徴です。

Dワードとは、頭文字がDから始まる以下のような言葉です。

  • でも
  • だって
  • どうせ
  • だけど
  • どうでもいい

「だって〇〇さんが」「でもその仕事は私の担当ではないので」といった言葉を使うと、周囲から「仕事ができない人」という印象を持たれてしまいます。

責任逃れや言い訳が多い人の改善方法

口癖を改善するのは、思っている以上に難しいことです。職場だけで使わないように注意するだけでは改善しないので、日頃からDワードは使わないようにしましょう。
意識し始めると、想像以上にDワードを使っていることが分かります。まずは、自分にその弱点があると理解するだけでも、大きな成長につながりますよ。

会社だけでなく、日頃から「でも」と言いそうな場面に遭遇したとき、「そうだね」「なるほど」「確かに」という肯定する言葉に言い換えましょう。それだけで、相手に与える印象は大きく変化します。

教えてもらったことなどをメモに取らない

上司から教えてもらうことや、周囲からのアドバイスをメモに取らない人は、相手に「真剣に聞いていない」という印象を与えますし、言われたことができていなかったときにはさらに信用を失います

自分では覚えているつもりでも、忙しい仕事をこなしていると抜けてしまうことは誰にでもあります。そこでメモの必要性が出てくるのです。

またメモを取ることで、一旦そのことを忘れて手元の仕事に集中できるので生産性が向上します。それを理解せず、自分の記憶に頼ってしまうと、周囲に迷惑をかけることになります。

教えてもらったことをメモに取らない人の改善方法

メモを取ることは習慣にするのが一番です。しばらく意識し続けていると、自然とメモを取る癖がつくので試してみてください。

メモをとるときは、話しを聞き逃さないようにその場では要点のみを書き、ひとりになってすぐに会話を思い出しながら必要だとおもうことを追記します。
小さなことでもメモにとっておくと、仕事の抜けがなくなるので周囲からも信用されます。

集中力がない

集中力がなく上の空で仕事をして注意が散漫になりひとつの仕事を終わらせずに次の仕事をしてしまうのは、仕事ができない人の特徴です。

集中力がなくなる原因には色々ありますが、代表的なものを挙げてみましょう。

  • 仕事以外のことで心配事や悩み事がある
  • 生活習慣が乱れており寝不足になっている
  • 仕事のタスクが整理されていない
  • 人の評価や周囲の声を気にしすぎている
  • 体調不良
  • 性格的な問題

上記のようなことが理由で、集中力を失っているとミスが増えますし、職種によっては大きな事故につながるケースもあります。

集中力がない人の改善方法

まずは体調管理しっかり行うことと、生活習慣の見直しから始めましょう。夜遅くまで起きている人は早めに寝て、昼間のパフォーマンスを落とさないようにしましょう。最初は難しいかもしれません。習慣を変えるのは本当に大変ですよね。
しかし、ここをしっかり改善できれば、自然と仕事ができるようになるので頑張りましょう。

仕事をしている間、気が散漫になってしまう人は、その原因を早めに突き止めて思考にメリハリをつけるようにします。例えば家庭のことで悩みがあるなら、仕事中は家庭のことを一切考えないように仕事に没頭し、仕事が終わったら仕事のことは一切考えず家庭の問題解決のみ考えるようにします。

問題から逃げていてはすべてが上手く回らなくなってしまうので、徹底的に悩み解決法を試して早めに問題を解消しましょう。小さなことでもいいので、問題をひとつひとつ消していくことで、徐々に仕事に集中できるようになります。
また、性格上ひとつ仕事をしていたら、次の仕事が気になってしまう人は、1日のタスクとスケジュール管理をしっかりやってみましょう。

朝から今日のタスクを決めて、〇時までは〇〇の仕事をして提出する、といった具合にスケジュールを立てます。他の仕事が気になったら、何度もスケジュールを見返して今取り組んでいる仕事に戻ります。こうすることで、ひとつの仕事を終わらせて次に進む癖がついていきます。

仕事ができなくなってしまう理由

仕事は真面目にしっかりしなくてはいけない、分かっていてもできないのは何故でしょうか?その理由を考えてみましょう。

そもそも仕事に対してやる気がない

仕事に熱中し向上心を持って仕事ができないのは、そもそもその仕事にヤル気を感じられないからです。ヤル気が出ないのは、怠慢やワガママではないので安心してください。仕事にヤル気が出ないのは、決してその人が悪いのではなく、先のビジョンがハッキリしていないことが原因です。

例えば、〇年後に絶対マンションを買う、〇歳までに独立する、などの明確なビジョンがあれば、今の仕事にもっと真剣に取り組めるようになります。しかし、ビジョンがないと今努力する理由が見つからず、仕事に対するモチベーションを上げられません。

仕事にもっと熱を持って取り組みたいと思っているなら、自分はこの先どうなりたいのかというビジョンを明確にしてみましょう。そうすれば、今の仕事にもヤル気が出てくるはずです。

過去の失敗にとらわれている

過去に大きな失敗し、周囲に迷惑をかけた経験があると、委縮してしまい仕事にも悪影響が出てしまいます。確かに、また失敗してしまうかもしれないと思うと、思いっきり行動できなくなりますよね。

大きなストレスを抱えると、人は脳が委縮して思考が停止してしまいます。これは、仕事以外の場面でも起こり得ることです。例えば、人前で緊張して上手く話せなくなる、好きな人を目の前にすると挙動不審になってしまう、といったようなことです。

仕事の場面で言えば、怖い上司やミスをした取引先の人などと接していると、思考が停止して思ったようなパフォーマンスができなくなってしまうといったことにつながります。
以前の失敗をずっと引きずっていると、仕事にも私生活にも良い影響はないので、どこかで割り切って切り替えする必要があります。

自分ができていないことに気づいていない

そもそも、自分が仕事をできていないことに気付いていない人は、かなり改善が難しいでしょう。周囲も指摘してくれず、上手くいかないことは他人のせいにし続けている以上、その人が成長することはありません。

どこかの時点で、自分で気が付き改善できれば幸運ですが、それがないまま仕事を続けていくのは、周囲にも本人にとっても不幸なことと言えます。

仕事ができない人が身に付けたい3つの能力

仕事ができない人が身につけるべき能力を3つ挙げるので、仕事ができない人や、部下が仕事ができず悩んでいる人は、今後の改善や指導のヒントにしてください。ここで挙げた3つのことを意識するだけで、仕事の仕方が大きく変わります。

自己管理力

自己管理力をあげるには、ハッキリとした目標を設定する必要があります。「仕事イヤだな」と思っても自分に大きな目標があれば、集中力が途切れたりサボったり、途中で仕事を放棄することがなくなります。
目標がすぐに設定できる人は、その目標を常に意識し続けることで、仕事への取り組み方が変わります。

なかなか目標が見つからない人は、将来どんな人生を送りたいのか紙に思いつくまま書いてみましょう。箇条書きでいいので、できるだけ具体的に書いていきます。短期でも長期でも構いません。紙に書くことの例を、いくつか挙げてみましょう。

  • 〇歳までに海が見える場所に家を建てる
  • 〇年までに年収1000万円になる
  • 今年中に契約件数で社内No.1を取る
  • 〇歳までに貯金を〇円にして余裕のある生活を送る

現状を考えず、とにかくなりたい自分をどんどん書いていきます。先輩や年上の人で「あんな人生を送りたい」という人を参考にしてもいいですね。そうしていると、夢や目標に規則性があることが分かってくるので、徐々に目標が絞れていきます。

目標がしっかり設定できれば、仕事に真剣に向き合えるようになりますし、人によっては「今の職場では目標が達成できない」と思う人もいるでしょう。それは、本気で仕事や人生に向き合った結果です。

決断力

決断力をつけると、仕事の優先順位がつけやすくなりますし仕事に関する良し悪しの判断もしやすくなります。仕事を振られたときに「やります」と即答できるようになりますし、仕事を円滑に進めるための人選や判断も的確にできるようになります。

決断力を鍛える方法は、日頃から「自分で即決する」ことを練習することです。お昼のメニューを決めるときも、即決して悩まないようにします。失敗してもいいのです。とにかく早く決断する癖をつけます。

もうひとつの練習方法は、不要なものを捨てることです。自宅に眠っている、今は使っていないものを捨てていると、今の自分に必要なものが何かという選択をする練習になります。
今の自分に必要なものが分かるようになると、目の前に出てきた選択肢の中から、本当に必要なものを早く見極めることができるようになるので、決断力も付きますし失敗も少なくなります。

決断が遅くて逃しているチャンスは、私たちが思っている以上にたくさんあります。このチャンスを、より多く手に入れられるようになると仕事ができる人になれます。

コミュニケーション力

お金のやりとりをするとき、必ずそこには人が介入します。ネットの買い物をするにしても、発送や配達をしてくれるのは人ですし、買いたい商品を紹介しているのも人です。
あなたが、モノやサービスを売るのも人ですから、コミュニケーション力は気持ち良くお金のやりとりをする上でマストな事項です。

コミュニケーション力に自信がないなら、訓練をするしかありません。何かをしたから、明日から劇的にコミュニケーション力が上がっているということはありません。
鍛える方法は、次のことを意識して人と接することです。

  • にこやかに会話をする
  • 聞き取りやすい話し方をマスターする
  • 相手の話をしっかり聞く
  • 伝え方のコツを磨く

上記のことを練習するだけで、相手の反応は大きく変わってきます。最初に意識することは、表情と話し方です。にこやかに相手の話を聞き、相手が聞き取りやすいボリュームでハッキリ話すことです。

次に、相手の話を聞く練習をします。仕事のできない人は人の話を聞かず、自分の話ばかりしたがります。相手が何を望んでいるのか、興味を持っていることは何か、自分に何を期待しているのか、などは話を聞かないと理解できません。

最期に、話し方の練習をしますが、これにはコツがあります。話し方を上達させるコツは、先に結論を話しその後理由を分かりやすく説明します。ビジネスシーンでは「私は〇〇を提案したいと思っています。」と結論を先に言い、「なぜなら」とその理由を話します。
すぐに会社で結果を出すのは難しいので、家族や友人で練習をしてください。きっと家族との関係も良くなっていきます。

知っておきたい仕事ができない人への対応

仕事ができない人が職場にいると、大きなストレスを抱えることになります。何度注意してもミスを繰り返す人、言い訳ばかりする人、仕事が終わっていないのに帰る人など、あなたの周りにいませんか?

仕事ができない人と接するとき、どのように対応すれば相手が変わってくれるのか、あなたがストレスをためずにすむのか、その対処法をまとめました。

頻繁に進捗管理をしてあげる

仕事ができない人には、できるだけ頻繁に進捗管理を取る必要があります。面倒くさいと思わずに、慣れるまでは頻繁に声掛けをして仕事を見てあげましょう。
仕事の流れを何度か一緒にやってあげて、その流れをマニュアル化すると後が楽です。順序をメモに取らせて、ひとりでもその通りに進めていくように促せば、最終的に自分で仕事の管理ができるようになります。

社会人だからできるはずと思ってしまうと、できない相手にストレスが溜まります。大変かもしれませんができない人なのだと理解して、最初に手をかけてあげると後が楽です。

こまめにコミュニケーションを取る

コミュニケーション不足が仕事の流れを妨げることもあるので、仕事ができない人とは積極的にコミュニケーションを取ってあげまいしょう。相手が質問や意見を言いやすい環境を作れば、報連相がスムーズにいきミスや勘違いが起きにくくなります。

仕事中の社内でのコミュニケーションに加えて、ランチやお茶などで話しを聞いてあげると、いい関係が築けるようになります。

きちんと理解しているかを確認する

仕事ができない人は、相手に聞くタイミングや分からないことを質問することが苦手な場合があります。ひとつ仕事を教えた後や、ミスを指摘した後は「分かった?」と一度確認してあげましょう。
そして、今からやるべきことの流れを言ってもらい、理解できているかチェックします。抜けや理解不足があれば、その場で指摘して深く理解してもらいます。

手がかかると思うかもしれませんが、途中で仕事の流れを止められることや、ミスで仕事が増えることを考えるとストレスを最低限に抑えられます。

できたことを褒める

手をかけた上に、できたことを褒めるというのは大変な作業です。しかし、仕事ができない人が成長してくれれば、今後が楽になるので挑戦してみましょう。
人は褒められると、意識せずとも次も期待に応えたいとおもうものです。例えばあなたが「目がキレイですね」と褒められたら、嬉しくなってよりキレイに見えるように意識し始めてしまうはずです。

仕事でも同じ効果が期待できるので、「前より資料がキレイにできているね。すごい成長だよ」などと相手が嬉しくなるような誉め方をしてあげましょう。
部下の指導や他人を成長させる行為は、必ず自分の成長につながります。部下の指導が上手いということは、出世やリーダーになるチャンスにつながるので、ぜひ楽しみながらやってみてください。

まとめ

職場は1日のほとんどを過ごす場所ですし、仕事はあなたがリタイヤするまで続けなくてはいけないことです。その職場や仕事が上手くいかないと、人生のすべてが上手くいっていないような気になりますよね。
できるだけ円滑に仕事を進めて、ストレスを最小限にしなくては生きていくことが辛くなります。また、職場に仕事ができない人がいる場合は、上手く付き合っていかなくては会社に行くのが嫌になります。

今の仕事が苦手な人は、積極的に改善法を試して毎日全力で取り組めるようになりましょう。また、職場に仕事ができない人がいれば、育てることを楽しみましょう。少しずつ改善していくことで、必ず仕事が楽しくなるはずです。