使えない部下に共通する4つの根本原因。上司ができる対策も紹介

使えない部下は上司のストレスの原因

有能な部下、有能ではないけれど上司に忠実な部下、使えない部下など、部下にも様々なタイプがいますよね。いつも自分の部下が有能な部下や忠実な部下だけとは限りません。
新入社員が入ったとき、中途採用の社員が入ったとき、人事異動があったときなど、部下を選べるわけではないので、使えない部下が配属されてしまうと上司としては頭を抱えてしまいますよね。

頼んだ仕事のことでたびたび問題が起きて進まないと、使えない社員を配属した人事部への不満にも変わってきてしまいます。
ここでは使えない部下について、よくあるパターンや使えないと感じる原因、対処法、育成のポイント、上司へのメンタルのケアなどについて解説していきます。

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使えない部下によくある言動

世の中の上司たちは、具体的に部下のどんな様子を見たときに、「使えない」と思うのでしょうか。多くみられる意見をピックアップしてみました。

学生のようなチャラチャラした振る舞い

社会人になっても学生気分が抜けない人がいますよね。会社で、上司に対して、ひいては取引先に対して、友達相手のような対応をされると、「ダメな部下なのでは？」と感じてしまいます。

新卒入社すぐの時点ですでにスーツを着崩していたり、敬語が使えていなかったりと、第一印象でもう社会人としての信頼感がない部下は、安心して客先に連れて行くこともできません。

指示を聞かない・理解しない

仕事のできない人にこそ、しっかり指示を聞いて理解してほしいのに、使えない部下に限って人の話を聞いていないものです。

もともと聞いていない上に、わからないときにも聞きにこないので、わからないまま進めて、後々のミスにつながってしまいます。

メモを取るよう促したり、指示の内容を復唱させるようにすると、少なくともそのときに話を聞いていたかの確認はできますが、理解して仕事を進めてくれていたのかどうかは後にならないとわかりません。

ミスを隠す・反省しない

仕事をしていく上でミスをしてしまうことは仕方がないことです。しかしそのミスに対して反省をしないというのは問題です。反省をしなければまた同じミスをしてしまう可能性が高くなります。

さらに厄介な部下の場合は、ミスを隠したり責任転嫁したりします。軽微なミスならまだしも、影響範囲が大きいなら、経緯をしっかり調査しなければいけませんが、その過程で嘘をつかれたり隠し事をされていると、場合によっては顧客に迷惑をかけてしまいます。

一人で勝手に仕事を進める

使えない部下というのは、自分の仕事への理解度や力量をわかっておらず、誰にも相談や確認をしないで一人で仕事を進めてしまうことがあります。

周りの状況に目を配れないほどいっぱいいっぱいになって、結果的に一人で突っ走ってしまう部下なら、まだ指導のしようがあるでしょう。しかし「自分なら一人でできる」という謎の自信で仕事をしている部下だと、なにか問題が起こるまで上司は気づくことができません。

作業が遅い

何でもかんでも早ければいいというわけではありませんが、あまりに仕事が遅いとやはり使えないと思わざるを得ませんよね。

何か余計なことをしているせいで仕事が遅いのか、ダラダラとしているせいで遅いのか、ただ要領が悪いのかはわかりませんが、妥協できる範囲を超えてしまうと周りが迷惑をしてしまいます。

周りから見て作業が遅いと思っていても、本人は遅いと自覚していないかもしれませんよね。

その場合は、大きな仕事であれば作業を細かく分ける、作業が滞っている原因を取り除く、わかりやすく具体的な目標を作るなど、その部下に合った方法を試してみるといいかもしれません。

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時間にルーズ

社会人になれば守らなければいけない時間の種類が増え、その重要度も増しますよね。

学生であれば遅刻をしてもレポートの提出期限が守れなくても、それは全て自分に返ってくるだけで済みますが、社会人になれば、時間が守れないだけで会社やお客さん、取引先など自分以外にも無駄な時間を使わせてしまい、多大な迷惑をかけてしまうことになります。

時間にルーズな人にはあえて半端な時間を指定することが有効だとされています。心理的に、「13時」からであれば「12時57分」など細かく時間を指定されると、それだけ細かい時間が気になってしまうのです。

それでも改善されなければ、時間を守れない人にだけ少し早めの時間を指定しておくといいかもしれません。

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泣いたり不機嫌をあらわにしたりする

職場で出すべきでない感情をあらわにしてしまうのは、特に新卒の若い部下によくみられます。

新卒がコンスタントに入ってくるような会社では、毎年一人くらいは「叱られて泣く女性社員」がいるのではないでしょうか。社会人になるとなかなかそういう人もいないので、いくら若いといえど社内で悪目立ちしてみんなの記憶に残ってしまいますよね。

泣くまではいかなくとも、指導されたり失敗を指摘されたりしたときに、「自分は悪くないのに」という不満げな態度をあらわにする人もいます。そういう部下は、「自分の非を認めない」と「態度が悪い」の合わせ技で、使えないと判断されても仕方がありません。

「使えなさ」を感じさせる4つの根本原因

本人は気付いていなかったり普通にしているつもりでも、使えない部下だと上司に感じさせてしまうにはやはり原因があります。

部下はいったいどんな心理があって、困った言動をとってしまうのでしょうか。その根本的な問題を4つご紹介します。

社会経験が足りない

使えない部下というのは、社会経験が足りない人に多いです。社会人としてのマナーがなっていない、仕事が遅い、要領が悪いなど、社会人としての経験が浅いというのが原因になっている場合があります。

マナーがなっていないと言っても、新卒であればある程度は仕方ない部分がありますよね。身につくのに個人差もあります。その場合は広い心で今後の成長に期待しましょう。

ただ仕事に慣れていなくて作業が遅いという場合もあります。慣れていないのなら慣れるまで、急かしたところで早くはならないのですから、寛大な気持ちでしばらくは見守ってあげる必要があります。仕事のコツを教えてあげるのもいいでしょう。

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自分に自信がありすぎる

社会経験に乏しいのに、自分は何でもできると思って他人を見下すような人もいますよね。自分に自信がありすぎて、できていないことがわからない、認めたくないタイプで、このタイプの人はプライドが高く人の話を聞かないことが多いです。

普段から人の話を聞かない人は、話を聞かないまま仕事を進め、わからないことを聞くこともしないでミスをして、おまけにそのミスを反省しないことにもつながってしまいます。

自信がありすぎて人の話を聞かない人には、正しくできているところを褒めて育てるか、逆に一度徹底的に悪いところを指摘したうえで許すなどの心理的な方法を試してみてもいいかもしれません。

売上意識がない

売上というのは何も物販やサービス業だけのものでありません。どのような仕事であっても、公務員でない限りは売上というものが発生するということが分かっていない人が多いです。

売上意識がない人は、残業手当をもらおうと定時をすぎてもダラダラと仕事をしていたり、ボールペンや付箋、クリップ、コピー用紙などの備品を粗末に扱ったり、私物化し、持ち帰ったりすることがあります。

働いている時間に対して給料をもらっている、会社の備品は全て会社のお金で購入したものを使っているなど、仕事で使う物や時間には必ずお金がかかっていることを意識させることが大事です。

そもそもやる気がない

ただ仕事ができない、仕事が遅いだけではなく、そもそもやる気がないという人も使えない部下だと感じさせる原因になります。やる気がない人は仕事への責任感も積極性もないことが多いので、上司としてはとても使いづらいでしょう。

常にやる気がないのであれば、その人は好きではない、興味のない仕事をしている可能性が高いですよね。

世間体が悪い、やりたいことがあってお金が必要などとりあえず働いているという場合がありますが、こういう人はやりたいこと以外に対してはもともと向上心がないので、手を尽くしても成長させるのは難しいでしょう。

使えない部下への対処法

社会人としてのマナーが身についていない、人の話を聞かない、失敗を反省しないなど使えない部下にも様々なタイプがいますが、使えないからと言って何もしないわけにはいかないですよね。

何とか使えるようになってもらうために責任をもって教育・指導する、他部署への移動をすすめるなどの対処法や、絶対にしてはいけないハラスメント行為について、辞めさせることも考えるといった最終手段について解説していきます。

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基本は責任を持って教育・指導すべき

社会人としてのマナーや人の話をきちんと聞く、自分の失敗に対して反省をするなど、社会人になる前には備わっているべきことだと考える人もいますが、実際社会人になって自分の身になってからでないと身につかないことも、もともとの性格のせいということもありますよね。

使えない部下に対しての対処法は、上司が責任を持って教育・指導するということが基本です。きちんとその人に合った教育と指導をすることで、人材を使えるように育てるのも管理職の役目なので、管理職である上司の手腕が問われるところでしょう。

場合によっては他部署に異動の相談をする

使えない部下に対して、できる限りの教育・指導をしても使えるようにならない場合、そもそも今の仕事が好きではなく、興味もやる気もないからという可能性がありますよね。それでも本人に辞める意思がなく、今の会社で働きたいというのなら、本人や人事部などに他部署への移動を相談するのもひとつの手です。

どれだけ教育・指導をしても使えないということは、今の仕事に向いていないということも考えられます。その場合、仕事内容や環境が変われば使える部下に変わるかもしれないという可能性も考えましょう。

明らかに会社に不利益なら別の道を提示する

きちんと教育・指導をしても使えるようにならない、他部署への異動をしても使えるようにならないとなると、会社にとってその社員は必用なく、辞めさせたい社員となってしまいます。

とはいえ簡単に解雇はできませんよね。自分から退職してもらうように仕向ける際にも、パワハラ行為のないように、辞めさせるという意識を持たずに退職推奨を進めることをおすすめします。いくら辞めてもらいたくても一緒に働いたのも何かの縁なので、どちらにもしこりが残らないように努めましょう。

じっくり面談をして、本人の本当にやりたい仕事を聞き出してみるのもいいかもしれません。

使えない部下を育成するためのポイント

使えない部下に教育・指導すればいいとは言っても、ただ厳しく教えればいいというわけではありません。厳しい指導が向いている人もいますが、ポイントを押さえずに育成しても失敗する可能性が高いです。

ここでは、使えない部下のタイプを知って育成するためにも、コミュニケーションをしっかりとる、なぜ使えないのかを分析する、指導の仕方を本やセミナーで勉強してみる、自分が指導するのではなく使える部下に預ける、もし障害があるのなら適した仕事を探して任せるなどのポイントについて解説していきます。

まずはコミュニケーションをしっかりとる

まずは話を聞かない、自信がありすぎる、社会人としてのマナーがない、作業が遅いなど、その部下がどういうタイプの使えない部下なのかを把握するためにも、しっかりとコミュニケーションをとりましょう。どういう人物なのかがわかれば扱い方も変わってきますよね。

コミュニケーションの基本は「わかり合うこと」です。まずは相手をよく観察し、共通点を探します。人は共通点がある人に好感をもつので、そこから話を聞きましょう。
ひとつも共通点がないからと言って諦める必要はありません。少しでも話を合わせられそうなところを探すことなら可能なはずです。

なぜ「使えない」と思うのか洗い出して分析してみる

使えない部下がなぜ「使えない」と思うのかをよく観察して洗い出し、細かく分析してみましょう。相手の言動をよく観察してみることはコミュニケーションの基本にもなるので、興味・関心がなくても必要な工程として観察してみることをおすすめします。

そもそもやる気がないのか、やり方が悪いのか、社会経験が浅いだけなのか、性格的なものなのかと言った原因がわかれば、その部下に対してどういう教育・指導をしていけばいいのかが見えてくるでしょう。
教育・指導を始める第一段階として省くことができない工程です。

マネジメントの本を読んだりセミナーに参加してみる

どういう教育・指導をしていけばいいのかがわからない、教育・指導が苦手だと言った悩める上司も多いでしょう。その場合はマネジメントや人材の育て方に関する本を読んだり、社内・社外のセミナーに参加してみるのもいいでしょう。

使えない部下だけでなく指導する上司にもさまざまなタイプがいますよね。そのさまざまなパターンの生の体験談が聞けたり、ノウハウがわかるので、教育・指導の方法がわからない場合だけでなくでも、本を読んだりセミナーに参加することで得られることは多いでしょう。

使える部下に預けて育成してもらう

使えない部下の教育・指導を、使える部下に預けて育成してもらうというのもひとつの手です。その部下と同世代であったり立場が近いと、構えたり緊張することもなく素直に話を聞けたり、実行できることもあるでしょう。
上司目線とは違う対応ができるので良い方向にいくかもしれません。

使える部下に預けるのは、上司が指導して失敗してからと考えることもできますが、使えない部下と使える部下のタイプをよく観察した上で、最初から預けてしまってもいいでしょう。もちろん同年代であったり立場が近いとなめてかかったり、プライドが邪魔をして真剣に話を聞かない人もいるので、判断を間違えないようにすることが大切です。

障害があるようなら適した仕事を探して任せる

社会人としてのマナーが身についていない、作業が遅い、時間にルーズ、周りを状況が把握できていないなど、性格や社会経験は関係なく、発達障害など障害の兆候があったり、本人からそう言われている場合もありますよね。

その場合は無理に作業スピードを速くさせる、空気を読ませるなどをしても身につきませんし悪影響を及ぼすことにもなりかねません。その場合は一点集中型の仕事を与えるなど、仕事の工程を細かく分け、任せる仕事の種類を変えてみると成果があるかもしれません。

使えない部下を持った上司が気をつけるべきこと

仕事を任せないといけない部下が使えないとなると、その原因は何にせよ、上司には毎日かなりのストレスがかかりますよね。教育・指導をすると言っても1日2日で使えるようになるわけではありません。

短期間で使えるようにならないとはわかっていても、終わりが見えない、教育・指導がうまく進まないと焦りも出てくるでしょう。自分のせいにしたり、思いつめてしまうことがあるかもしれない上司のメンタルケアについて解説していきます。

自分を責めすぎない

部下が使えない、使えるようにならないのは必ずしも上司のせいとは限りません。そもそも本人にやる気がなかったり、使えない原因に対しての対策ではあっても、その部下には合っていない方法で教育・指導を行っているという可能性もあります。

自分が教育・指導していてうまく進まないと、どうしても自分のせいではないかと思ってしまうこともありますが、そんなときは、誰か頼りにできる人に相談してみてもいいでしょう。違う人が見ればまた違う意見が聞けるかもしれません。

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部下にかかりきりで共倒れにならないよう注意

1日でも早く部下が使えるようにならないと業務に支障をきたすことがあるかもしれません。周りからの期待でプレッシャーを感じることもあるかもしれません。
かと言って、何もかもがその部下にかかりきりになってしまうと、どこででも気が抜けず、思いつめてしまい、うつになってしまう可能性もあります。

他の仕事もバランスよくしたり息抜きも必要です。職場での息抜きが難しいのなら、せめて業務後は使えない部下のことを考えない時間も作りましょう。共倒れになってしまっては元も子もありません。

いくらイライラしてもハラスメント行為は絶対NG

使えない部下と一緒に仕事をしていると、自分の常識や理屈が通用しない、人の話を聞かない、時間を守らないなどで毎日イライラすることがたくさんあるでしょう。あまりにもひどいときは思わず大声を出してしまったり、机を叩いてしまったりすることもあるかもしれません。上司とはいえ人間なので、イライラもしますよね。

しかし、いくら自分の話や理屈、常識が通じないからと言って、パワハラ行為は絶対にしてはいけません。人前で大声で怒る、机な物を叩いて驚かせるといった行動もパワハラになりますし、人格を否定するような言葉を発することももちろんしてはいけません。

それがだめならと、逆に無視をしたり、関わらると腹が立つからと放置するなどという行動もパワハラ行為になってしまいます。できるだけイライラは別の方法で解消するように努めましょう。

部下の成長が実感できたときの喜びは大きい

使えない部下がいると仕事がすすまないし、コミュニケーションも円滑にとれないし、教育・指導をするとなるといろいろ考えないといけないことも増えますよね。教育・指導が苦手な上司にはストレスが重なるし、思うように成長が実感できない焦りや、どうしてできないのか、と言ったことでイライラすることが多いと思います。

それでも使えない部下のタイプをよくよく観察して理解し、教育・指導の方針を練って諦めないで実行すれば、少しずつでも成長します。その成長が実感できたときの喜びはとても大きく、今までの苦労も吹き飛ぶでしょう。

どうしても改善されなかったらという不安は常に考えていると自分を追い込んでしまいます。使えない部下のことを考えない時間、リフレッシュなどを考える余裕が残っている間に、上手に息抜きしながら取り組みましょう。